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使用VoIP电话系统的10个要领

云通信不仅仅是这十年的流行语。它是未来,影响着我们的日常生活,但往往与解释一样深刻。云的真正好处是什么?为什么公司选择投资基于云的统一通信即服务(UCaaS)平台?让我们更深入地了解一种称为互联网协议语音(VoIP)的统一技术,它席卷了云。
云统一通信
什么是VoIP电话系统?
VoIP电话系统通过云而不是传统的专用小交换机(PBX)促进呼叫,这是一个历史上连接许多商业固定电话的专用电话网络。它是统一通信和协作(UCC)的一部分,可将业务通信连接到云。它将电话、会议和消息集中在一个统一的平台上,并允许企业通过任何联网设备上的一个应用程序与他们的团队、客户、供应商等进行沟通。
 
        借助VoIP电话系统,用户可以轻松地在语音通话、视频会议或即时消息之间切换,而无需依赖传统的固定电话或蜂窝服务。联合解决方案和对个人设备的依赖既不可持续也不安全。VoIP基础架构为企业提供了支持远程框架的敏捷性和灵活性。它使员工能够从任何地方接听电话。无论团队以何种方式或在何处完成工作,这个基于云的系统都能让他们保持联系并保持高效。
VoIP电话系统应用组网
设置VoIP电话系统需要什么?
建立VoIP电话系统有两个基本要求。首先,您需要一个安全可靠的互联网连接。这是您系统的优势。其次,你需要愿意适应未来的工作。工作的未来就是现在,而且比以往任何时候都更加灵活。您的系统应该是可扩展的,提供对功能的轻松访问,确保业务连续性和安全性,而且价格合理。这种对灵活IT的承诺使您的业务与众不同。
 
如何通过10个步骤设置VoIP电话系统
正确完成后,设置VoIP系统很容易。让我们看一下有效配置VoIP电话系统的十个简单步骤。
 
1.公司团队应用的需求 
首先考虑您现有的电话系统。您是否有过时的固定电话或员工在远离办公桌的地方使用个人设备工作?总体而言,您应该询问系统在哪些方面做得正确和更好。确保您了解所需的全部范围。您只是在寻找电话系统,还是具有视频会议、聊天呼叫中心等功能的一体化统一通信工具?了解移动性对您的公司有多重要。您是否拥有可以从灵活解决方案中受益的灵活、混合或移动员工队伍?通过记录当前解决方案的好、坏和丑方面,您可以为成功做好准备。
团队的VOIP通信需求
2.研究VoIP类型
现在您已经确定了要解决的问题,是时候进行研究了。了解VoIP的工作原理以及可用的不同系统。
  • 本地:曾经是企业的默认选项,通常称为遗留系统,公司购买硬件,包括服务器和交换机,并在现场托管服务。所有者负责维护、更新和安全。
  • VoIP:VoIP是一种通过数据网络而不是传统电话线传输呼叫的技术。VoIP可以是本地或基于云的。
  • 混合:公司可以选择投资本地系统或将其与基于云的解决方案相结合。
  • 托管VoIP:一种基于云的解决方案,允许企业放弃本地设备。托管的VoIP提供商在异地托管、维护和更新软件和硬件,并远程提供语音连接。  
3.制定VoIP预算
在比较VoIP系统时,必须牢记不同的成本,而不仅仅是前期成本。系统未来的灵活性、可扩展性和业务连续性也会影响您的整体VoIP支出。本地系统需要前期投资,包括设备和维护,而托管VoIP的前期成本很低或没有,只有可预测的每月订阅费。托管VoIP可让您在扩展运营时轻松添加更多位置和用户。 本地系统可能需要更多硬件。另一方面,托管VoIP为用户提供了更大的灵活性,可以从任何地方访问,并将安全和维护外包。每月订阅对于您的预算来说是无忧无虑的。
 
4.找到合适的供应商
在寻找合适的VoIP提供商时,请提出正确的问题、获取演示并讨论实施。 
  • 检查。保留一份问题清单以询问每个潜在供应商,以便您可以平等地评估选项。从基础开始:定价、功能、安全性和服务质量。阅读在线产品评论并听取客户的意见。评估评级、客户忠诚度、客户支持和成功计划的样子。最后,深入了解数据中心冗余、移动应用程序、可扩展性、可靠性和分析的细节。浏览此列表可让您更好地了解您的选择。
  • 获取演示。演示向您展示了系统如何工作并集成到您当前的技术堆栈中。
  • 讨论实施。重新访问您的列表以获取后续问题。什么是测试阶段?部署需要多长时间?谁支持项目管理、培训和号码更换?
5.购买必要的硬件和软件
您只需要基本的详细信息即可开始使用,例如名字、姓氏和电子邮件,并且下一个可用的扩展名会自动填充。您可以在桌面或移动应用程序管理门户中启用权利、桌面电话或软件电话。
 
使用托管VoIP系统,您可以在云端工作,因此您只需要供应商的软件,无需本地设备。兼容VoIP的桌面电话是可选的,您可以通过供应商购买或设置现有电话以使用新软件。用户可以下载适用于Mac/iOS或Windows/Android桌面或移动网络电话的应用程序。
 
6.更换您的号码 当然保留也是可以的。
现在让我们让它全部工作。新的VoIP系统并不一定意味着新的商务电话号码。您可以简单地将现有号码转移到您的新提供商,并避免任何切换混乱。如果要保留,可以使用O口等转换电话网关接入是电话系统。营销材料和广告可以保持不变,您可以通过额外的数字化转型留住客户。 
在更换完成之前不要取消之前的服务。为了让您的系统在第一天启动并运行,您可以使用您的VoIP系统请求一个临时电话号码,并通过您的主要业务号码简单地路由呼叫。
 
7.配置您的VoIP系统
当客户拨打您的主要电话号码时,电话会转到哪里?批判性地思考电话上的客户旅程以及如何提供更好的客户体验。您可以在管理界面中设置直接线路或分机,并设置拨号计划以映射您的呼叫流。 
 
自动话务员帮助确定呼叫的去向(例如,按2表示空白)。接下来,您可以添加一个时间表,为假期期间的开放和关闭时间或特殊消息准备不同的语言设置。现在,当呼叫量增加时,您可以使用其他工具,例如振铃组(允许多个座席接听电话)或呼叫队列(指定线路上的下一个人)。
 
8.测试你的网络和新安装的系统
当您准备好开始时,请检查您的网络强度。您可以通过提供商的客户支持应用程序执行此操作。在上线之前,请确保您正确路由所有号码。不要忘记测试!
网络环境
9.训练你的团队以适应日常使用
到目前为止,我们已经讨论了VoIP成功的所有技术步骤。但您也需要了解新系统的员工。幸运的是,VoIP是用户友好的,旨在让您的生活更轻松,而不是更难。所有顶级供应商都有一个“入门”用户指南和一个客户支持中心,其中包含易于访问的资源文章和工具。
 
您可以轻松登录您的帐户来设置您的偏好、选择电子邮件通知、更改铃声以及为直接分机设置语音邮件。如果您使用的是桌面或移动应用程序,请将应用程序设置为拨出电话的默认设置。在上线之前,培训您的团队测试所有内容,包括语音邮件、呼叫和短信。这使他们对新系统和流程感到满意,并为成功做好了准备。
 
10.定期监控和维护您的VoIP系统
在监控或维护您的VoIP电话时不要惊慌。您的提供商很好地为您提供保障,因此您无需担心定期维护。托管VoIP提供商监控、支持和更新您的系统。就新的更新或功能寻找一致的客户沟通并将其传递给您的团队非常重要。
 
使用VoIP电话系统的好处
我们了解VoIP是什么。我们知道设置它的步骤。现在,让我们加倍关注“为什么”。为什么企业选择托管VoIP?
  • 灵活性:最近发生的事件让我们进入了一个需要灵活工具来保持连接、高效和随时随地工作的世界。由于灵活的工作不会消失,托管VoIP意味着您的员工可以在任何地方使用桌面或移动应用程序进行回答。使用云托管的VoIP电话,您不必在现场使用笨重的老式设备。
  • 成本效益:VoIP是一种明智的财务选择,无需昂贵的硬件和维护,尤其是中小型企业。
  • 可扩展性:托管VoIP提供了通过按钮添加扩展的灵活性。您可以根据业务需求扩大或缩小规模。
  • 可靠性:托管VoIP在卸载设备时涉及的风险较小。正如我们亲眼所见,VoIP系统非常灵活,能够应对中断、自然灾害甚至全球事件。
VoIP电话系统的挑战
任何技术改进都无法应对挑战。最常见的VoIP挑战是通话质量、掉线或掉线。寻找具有出色正常运行时间和全天候客户服务的供应商。此外,投资于强大的互联网连接——电话系统的支柱。
VoIP电话系统带来的好处
致电所有企业 
员工需要灵活的工作,公司必须适应他们的需求。VoIP电话系统提供了必要的工具和功能,通过强大的VoIP解决方案来应对不断变化的业务环境,该解决方案与您的员工一样灵活,可促进增长和绩效。越来越多地使用VoIP解决方案还需要提高工作场所使用的应用程序的安全性,尤其是移动应用程序。