项目管理系统:定义和主要功能

管理一个项目涉及跟踪一百零一件事——项目任务和活动、多个文件和文档、截止日期、里程碑、项目资源、预算,应有尽有。这可以在纸上完成,甚至可以使用电子表格完成,但随着时间的推移,事情变得过于复杂,项目的一些关键元素开始被忽视。
项目管理系统

跟踪项目各个方面的更好方法是使用项目管理系统。项目管理软件通过为您提供管理项目的中心位置并允许您自动化项目工作流程来提高您和您的团队的生产力。

但是,投资项目管理软件真的值得吗?如果您选择投资一个,您应该寻找哪些关键功能?

什么是项目管理系统?

项目管理系统是指一组软件应用程序和工具,使项目经理能够轻松、有效、快速地完成其日常项目管理职责。

使用项目管理软件,项目经理可以轻松地将项目分解为可管理的任务和活动,同时管理多个项目,管理项目资源以及将任务分配给团队成员。

项目管理系统还允许项目经理跟踪和控制项目支出,增强项目团队内部的协作,并访问数据,使他们能够做出更好的决策。
项目管理软件可以为您简化的一些功能和活动包括......
  • 创建和分配项目任务
  • 项目进度和截止日期跟踪
  • 成本估算、预算和成本控制
  • 项目沟通和协调团队协作
  • 创建项目报告
  • 资源配置
  • 项目风险管理
  • 文档共享和管理
  • 时间跟踪和管理
  • 错误和错误管理
  • 项目绩效分析
  • 变更管理

为什么要使用项目管理系统

项目管理系统对项目经理非常有益,这就是为什么它们变得如此受欢迎的原因。以下是您应该考虑在下一个项目中使用项目管理系统的几个原因......

1. 提高生产力

项目管理系统允许您自动执行管理项目工作,例如将任务分配给团队成员、将工作传递到生产线以及发送通知和提醒。这可以提高生产力,因为您现在有时间专注于更有意义的任务。
此外,项目管理软件使您可以更轻松地识别阻碍项目的瓶颈,并在它们成为实际问题之前解决它们。

2. 更好的可见性

项目管理系统为您提供了一个中心位置来保持对整个项目的监督。
您可以查看所有项目任务的进度,将实际进度与计划进度进行比较,监控资源分配,并实时跟踪团队绩效。

3. 提高问责制和透明度

使用项目管理系统,所有团队成员都可以查看所有项目任务、分配给这些任务的团队成员以及任务的状态和进度。
这种透明度可以提高问责制和团队绩效,因为团队成员可以监控彼此的行为并相互问责。

4. 改善沟通和团队协作

项目管理系统不是跨多个平台进行脱节的沟通,而是为您的团队提供所有项目沟通的中心位置。
您可以向项目任务添加注释、标记相关团队成员、将文件和文档附加到任务、发布项目范围的公告等。
这意味着某些事情不太可能被忽视,因为所有通信都在一个地方完成。它还使团队成员更容易理解每个通信背后的上下文,因为他们可以轻松引用项目管理系统中的先前线程并访问任务附件。

项目管理系统的主要特点

您对项目管理系统的选择将对项目的成功产生巨大影响,因此确保您选择最适合您需求的解决方案非常重要。
选择项目管理系统时应注意的一些关键功能包括......

1. 易用性

您获得项目管理系统的主要原因是因为您想简化工作。因此,选择一个复杂且难以使用的项目管理系统是没有意义的。
相反,您应该寻找一个直观的项目管理系统,该系统具有用户友好的界面、简单的功能、拖放功能以及快速响应的客户支持等功能。

2. 计划和调度功能

一个好的项目管理系统需要具有允许您计划项目任务并安排如何执行这些任务的功能。您应该能够设置任务的截止日期、将任务分配给团队成员、设置周期性任务、为任务设置不同的优先级等。

大多数项目管理系统还将包括甘特图工具和看板,使您能够可视化任务计划并跟踪项目进度。

可靠的项目管理系统还需要支持项目依赖关系,这使您可以可视化不同项目任务之间的关系,以及一个任务的延迟如何影响其他任务以及整个项目的完成。

3. 自定义工作流程

大多数项目管理系统都带有一些预先构建的工作流程。但是,每个项目都是不同的,具有独特的要求和独特的可交付成果。
这同样适用于项目团队——每个团队都有自己独特的工具和技术。处理不同项目的不同团队不可能使用相同的工作流程。
因此,在选择项目管理系统时,您应该选择支持自定义工作流的系统。这使您可以自由地构建自己的工作流程,这些工作流程最适合您团队的独特技术和流程,以及每个项目的独特要求。

4. 团队协作工具

项目通常涉及由少数人组成的团队,有时甚至数百人,具体取决于项目的规模。
无论项目团队的规模如何,一个好的项目管理系统都需要使团队成员易于协同工作和协作。
您应该寻找的一些团队协作功能包括...
消息和即时聊天功能
任务注释
讨论区
文件共享功能
共享日历
团队仪表板

5. 第三方集成

当今的平均业务高度数字化,几乎所有任务都使用各种数字工具处理——销售和营销、客户支持、订单履行、发票和计费,应有尽有。

一个好的项目管理系统不应该成为您在日常活动中必须切换的另一个独立工具,而应该充当将所有其他工具结合在一起的桥梁。

例如,一个好的项目管理应该允许您直接从系统内发送电子邮件,而不是从您的项目管理系统切换到您的电子邮件应用程序来通知团队成员。
为此,您选择的项目管理系统需要支持与常用的第三方业务工具和企业软件的集成。其中包括:
  • 团队协作工具
  • 企业资源规划 (ERP) 系统
  • 业务流程管理 (BPM) 软件
  • 客户关系管理(CRM)软件,
  • 营销自动化工具
  • 电子邮件营销软件
  • 商业智能 (BI) 工具
  • 文档管理工具
  • 电话呼叫中心功能

6. 资源管理功能

分配和管理项目资源是项目经理的任务之一。因此,在选择项目管理系统时,您需要选择能够访问资源管理功能的系统。
要考虑的一些重要资源管理功能包括估计项目所需资源的能力、查看这些资源在整个项目中的部署方式以避免未充分利用或过度开发的能力、计算使用资源的成本的能力等。

7. 用户角色管理

项目通常涉及大量信息——客户信息、业务策略、财务数据、市场研究信息等。有时,参与项目的每个人都不需要访问其中一些数据。
一个好的项目管理系统允许您为不同的用户创建不同的角色,有效地限制未经授权的用户对敏感数据的访问。
例如,您可以向项目经理和业务主管授予完全访问权限,向团队成员授予编辑和评论访问权限,以及对客户的来宾访问权限。

8. 报表功能

数据访问在项目管理中非常重要。数据告诉您项目的进展情况,并允许您查明可能影响项目的缺点。它还可以让您深入了解项目绩效,使您能够在未来项目中提高绩效。
这就是为什么确保您的项目管理系统具有报告功能非常重要的原因,这些功能允许您收集有关项目的数据并以富有洞察力、易于理解的格式呈现。
您应该能够从项目管理系统生成的项目报告示例包括团队成员绩效报告、项目预算和费用报告、计划与实际项目价值报告、已完成任务报告、错过截止日期和进度差异报告等。

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