什么是MIS?|管理信息系统

定议

MIS全称Management Information System,中文是管理信息系统。通常简称为MIS,是一个由三个词组成的短语:管理,信息和系统。看看这三个词,很容易将管理信息系统定义为向管理层提供信息的系统。

MIS是使用信息技术、人员和业务流程来记录、存储和处理数据,以生成决策者可用于做出日常决策的信息。MIS的完整形式是管理信息系统。MIS的目的是从各种来源提取数据,并获得推动业务增长的见解。

这是MIS的简单定义,通常总结了管理信息系统是什么,以及它应该做什么。然而,它对公司平稳运营的作用和影响怎么强调都不为过。这就是为什么每个成功的公司都以一种或另一种方式使用这些系统的原因。
MIS-管理信息系统
管理信息系统在公司的日常运营中非常重要的原因是,这些系统与影响公司的人员和组织之间的人员,组织,技术以及关系一起工作。这意味着,如果实施得当,管理信息系统将有助于实现公司管理运营的高效率。

管理信息系统的历史

由于管理信息系统与技术之间的密切联系,这些系统的历史与计算技术的历史齐头并进。话虽如此,我们将MIS的演变分为五个时代。让我们仔细看看每个时代都发生了哪些变化。

第一个时代:大型机和小型机上的计算

这是1965年之前的时代,当时计算是在大型大型计算机上完成的,该计算机位于专门为计算机设计的大型特殊房间中。这包括特殊的温度控制,以确保机器始终在最佳条件下运行。
这些计算机由技术人员团队操作,因此操作它们的成本相当高。结果,大部分计算是在分时的基础上完成的。满足拥有和操作这些大型机的高成本。这个时代硬件和软件的主要供应商是IBM公司.
随着时间的流逝,技术的进步以及这个时代的末期,引入了小型计算机。小型计算机要小得多,更便宜,因此大公司可以负担得起这些计算机并在内部进行计算。然而,与今天的标准相比,小型计算机仍然非常昂贵。

第二个时代:个人电脑

这个时代始于1965年,主要是由于微处理器的引入。这意味着公司现在可以负担得起更便宜的个人电脑,这提供了计算能力,而这在十年前会花费高昂的钱。到 1980 年代中期,个人电脑变得越来越实惠,因此它们被提供给大众市场。当时主要的是Apple I和Apple II,以及IBM个人电脑,通常称为PC。PC对企业更友好,这解释了为什么它在早期流行起来。
在这个时代,由于开发了一种称为VisiCalc(“可见计算器”的缩写)的电子表格应用程序,管理信息系统开始进入企业。该应用程序最初是为Apple II发布的,但是在生产时也为IBM PC制作了PC版本。许多人认为,这种应用是将微型计算机从科学家和爱好者的昂贵小工具转变为最重要的商业工具的因素,从而为现代管理信息系统铺平了道路。继VisiCalc的成功之后,更强大的电子表格应用程序如Lotus 1-2-3和Microsoft的Multiplan以及后来的Excel。

第三个时代:客户端/服务器网络

随着计算在商业中的广泛使用和技术的进步,商业界对确保与信息进行更有效的交互提出了更多需求。由于计算机成本的降低,公司能够进行计算,因此必须寻求更好的方法来充分利用这种计算能力。
出现的最突出的需求之一是组织内的员工需要与其他员工共享计算机信息。该解决方案由客户端/服务器网络提供,该网络在增强我们今天拥有的管理信息系统方面大有帮助。
这个时代的一大步是开发内联网哪些是静态网站,使员工可以访问存储在中央位置的信息。这使得更快、更高效地工作成为可能,因为只要他们的计算机在公共网络上,就可以让更多的人访问服务器上的信息。

第四纪元:企业计算

第四个时代是对第三个时代的改进,它确保了公司的不同部门能够更好地访问信息。主要改进是引入了高速企业网络,可以更快地访问信息。
这提供了一个更好、更完整的管理结构,因为由于更好地访问来自公司不同部门的信息,决策更容易。从本质上讲,公司各部门使用的应用程序被整合并编织到一个可从公司网络访问的单一平台中。
高速网络也被添加到组合中,以提高平台的效率。这意味着财务、会计、销售、营销、库存甚至人力资源管理等业务运营可以协调,以确保整个公司的合作和效率。尽管不同部门使用的应用程序不同,并且引入了访问控制措施来限制对敏感公司信息的访问,但这个时代使高层管理人员能够全面了解整个企业的当前状况。

第五纪元:云计算

这是当前采用最新网络技术来进一步加强信息处理和业务官员和管理管理人员访问的时代。这个时代的附加元素是网络技术为系统增加了一定程度的移动性。

这意味着,无论您的位置、使用的配置或可用的硬件如何,您仍然可以使用业务应用程序并访问存储在公司服务器中的数据。随着手机网络提供高速移动数据访问的改进以及Wi-Fi网络的普及,管理人员可以随时访问管理信息系统,从而可以更快地做出更好的决策。

这个时代将管理从具有本地网络访问权限的办公室计算机链中解放出来。随着笔记本电脑、智能手机和平板电脑等移动设备的普及,在提高效率的同时实现了高水平的移动性。这也要求改变管理风格,因为由于能够产生和消费更多关于业务的信息,工人通常会更加知情,从而产生了现在所谓的知识工人.知识工作者被赋予了更多的权力,因此自然也更有效率。这意味着命令与控制对于这个工人来说,管理方法将不再是最有效的管理风格。因此,员工自主性逐渐变得不可避免。

信息系统的类型

管理信息系统是业务中使用的几个信息系统之一。为了更好地理解管理信息系统,让我们看一下业务中可用的不同类型的信息系统。
  • 事务处理系统。这些系统旨在收集、处理和存储公司日常运营中发生的交易。如果需要,该系统还可用于取消或修改过去完成的交易。该系统使他们能够有效工作的一个特性是能够准确记录多个交易,即使不同的交易同时发生。它们旨在能够处理大量事务。示例包括库存控制系统、工资单系统、订单处理系统等。
  • 决策支持系统。这些系统通过从分析的数据中生成统计预测来帮助决策者做出最佳决策。虽然它不能消除对经理判断的需要,但它通过提供有助于确定最佳行动方案的预测,显着提高了决策的质量。这些系统汇编来自多个来源的信息,以帮助决策。这些系统的例子包括计算机支持的合作工作、集团决策支持系统、物流系统和财务规划系统。
  • 执行信息系统。也称为高管支持系统,这是一种用于向高层管理人员报告企业范围数据的工具。这些系统提供快速且易于使用的报告,这些报告以易于比较的图形显示形式呈现。它们可以被视为专门的决策支持系统,因为它们提供了帮助提高决策质量所需的信息。由于对这种系统的期望很高,这些系统需要高度个性化,因此它们通常是为特定客户定制的。它们也是可定制的,以满足客户的特定需求。
  • 管理信息系统。这些系统利用信息技术帮助管理人员确保组织的顺利和有效运作。这些系统收集的信息是结构化的,以便管理人员可以轻松地根据以前的产出评估公司的当前绩效。一些常见的管理信息系统类型包括过程控制系统、人力资源管理系统、销售和营销系统、库存控制系统、办公室自动化系统、企业资源规划系统、会计和财务系统以及管理报告系统。

管理信息系统的组成部分

为了有效地向决策者提供所需的信息,管理信息系统需要有必要的组件,以便在需要时收集、处理、储存和检索信息。
为此,这些系统使用以下四个组件:
  • 信息系统。这是软件、硬件、人员和基础设施的组合。此组件有助于收集存储在 MIS 中的数据。硬件包括计算机、扫描仪、打印机和网络设备。软件元素包括公司的企业软件和运行公司网络时使用的任何其他软件。该组件使员工可以与系统进行交互,从而可以收集信息
  • 数据库管理系统。该组件主要由有助于存储和检索数据的计算机程序组成。当然,它还包括实际的物理数据库,其中存储的信息在捕获后。有几种不同的数据库管理系统可用于管理信息系统。系统的适用性将取决于需要在系统中处理和存储的数据量。有些小型数据库管理系统可以在个人计算机上轻松工作,有些大型数据库管理系统需要更大、更复杂的机器,如大型计算机。了解更多有关数据库技术.
  • 智能系统。该组件涉及处理收集的数据并以易于理解的方式呈现。从数据处理到数据显示,一切都旨在让高层管理人员在尝试做出有关业务的决策时轻松自如。它有时被称为商业智能,它存储人类知识并使用逻辑为模式匹配的未来问题制定快速解决方案。
  • 研究系统。该构成部分涉及确定组织中的主要管理问题,并提出在特定情况下可能足够的替代决定。这有助于确保分析所有可能的选项并做出最佳决策。最好的决定并不总是最明显的。管理信息系统的这一组成部分确保即使在这些情况下也能作出最佳决定。

管理信息系统在企业中的作用

管理信息系统的主要作用是报告业务运营情况,以支持决策。这是为了确保以更好和更有效的方式管理组织,以便能够充分发挥潜力,从而获得竞争优势。让我们看一下管理信息系统在组织中扮演的其他一些角色。
  1. 随时向公司决策者提供信息。无论是营销、财务还是运营问题,管理者都需要快速访问信息,以便他们能够做出对公司业绩产生积极影响的良好决策。管理信息系统通过战略性地将有关公司的大量信息存储在一个中心位置来增强这一点,经理可以通过网络轻松访问这些信息。这意味着来自不同部门的经理可以访问相同的信息,因此他们将能够做出决策,共同帮助以最快的方式解决公司的问题。
  2. 管理信息系统也有助于数据收集。收集来自公司日常运营的数据,并与来自组织外部来源的数据汇集在一起。这使得分销商、零售店和供应链的任何其他成员之间建立了健康和功能性的关系。它还有助于保持良好的性能跟踪,因为生产和销售数字将被记录并存储在一个中央数据库中,MIS的所有成员都可以访问该数据库。访问此信息还有助于确保及早发现问题并使用最新信息快速做出决策。
  3. 促进工作场所的协作。在任何大公司中,在许多情况下,在做出决定之前,需要多个个人或部门的投入。如果没有有效的沟通渠道,这些决策可能需要很长时间。即使有良好的沟通渠道,如果不同的利益相关者无法访问所有可用数据,该过程在完成之前会遇到许多障碍。管理信息系统确保决策组的所有成员都可以访问做出决策所需的所有数据,即使他们在不同的物理位置工作。
  4. 在不同的业务环境中运行可能的方案。在做出会影响企业整体地位的决定之前,必须采取很多预防措施。有必要检查并验证公司在做出决定后不会受到影响。管理信息系统使高管能够运行假设场景,以便他们可以看到业务中的一些重要指标将如何受到给定决策的影响。数据以易于理解的报告和图表呈现,使解释变得容易。例如,人力资源经理将能够知道在减少制造部门的工人数量后,收入、生产、销售甚至利润会发生什么。另一个例子是价格变化对盈利能力的影响。一旦高管们能够看到这个决定是否对公司有利,就更容易做出不会让公司陷入混乱的好决策。
  5. 管理信息系统可以准确预测公司短期和长期的地位。公司高层管理人员做出的大多数决策都会影响公司战略。因此,其中一些可能需要对公司目标或战略进行一些修改。大多数管理信息系统都带有趋势分析功能,使您能够使用当前配置预测业务绩效,以及一旦您实施了正在考虑的任何更改,它们将如何受到影响。没有趋势分析功能的管理信息系统仍会为您提供足够的信息,以便使用外部工具准确执行分析。
  6. 管理信息系统有助于跟踪公司中特定决策的实施情况。在做出决定之前,高管们使用这些系统来预测特定决策的期望。如果他们决定继续进行更改,则需要继续监控性能,以查看您是否有望实现预期的结果。管理信息系统提供详细的报告和建议,以便对目标的评估顺利有效地进行。您获得的数据显示您的决策是否达到了预期的效果。如果没有,您将能够尽早采取必要的纠正措施,以便回到正轨。
  7. 改进公司的报告。管理信息系统受到大公司青睐的原因之一是报告功能的有效性。由于信息以易于理解的格式呈现,因此可以快速做出决定。来自组织不同部门的人员可以访问该系统,这一事实使其成为有效的报告和沟通工具。调查结果可以在同事之间共享所有必要的补充数据。还可以创建简短的执行摘要,总结整个情况,以便在需要他们批准的情况下由公司高级管理人员审查。

管理信息系统的优势

应用管理信息系统有很多好处。其中一些好处有助于使管理层的工作更轻松,而其余的好处则有助于整个组织。让我们仔细看看,看看你从拥有MIS中获得什么。

公司中的所有利益相关者都可以访问一个数据库,该数据库包含日常运营所需的所有数据。如果 MIS 用于项目管理,承包商,客户和顾问将能够实现高水平的透明度,因此很容易建立信任。操作也将更加顺畅,因为信息将始终随时可用,表格或问卷等数据收集方法将标准化。

组织中的员工和其他利益相关者将能够花更多的时间做生产性任务。这是因为由于更高效的信息系统,他们节省了很大一部分时间。否则,这些时间将用于设置或检索传统的信息记录系统,如表格和文件。因此,该公司能够节省人力成本,同时在固定的时间跨度内生产更多的产出,现在将用于生产。
管理信息系统的优势
管理信息系统的另一个好处是,它们带来了数据处理工具的强大功能,有助于显着提高公司决策的质量。大多数管理信息系统都有内置的数据处理工具,能够根据从不同来源收到的投入得出结论。这有助于为物料管理、人力分配甚至项目的整体执行制定更好的计划。
由于使用平板电脑和智能手机等移动设备带来的灵活性,管理信息系统确保员工与有关组织内任何流程进度的信息进行更轻松、更密切的互动。这也确保了数据收集的更高准确性,因为可以在移动设备上记录一天中较小里程碑的进度,而不是在一天结束时记录一次。因此,由于最新信息的可用性,管理层能够更好地了解进展情况。

记录这些系统中的输入和修改,并指出作者。还会记录进行更改的时间,以供将来参考。这意味着公司能够实现更高程度的责任,因为所有行动都可以追溯到发起这些行动的特定个人。这也意味着也可以轻松识别表现最佳的员工,因为每个班次的生产数字和销售报告等信息始终可用并在系统中很好地呈现。

管理信息系统有助于减少部门必须处理的文书工作量,这要归功于可从公司网络访问的中央数据库。这意味着,除了使流程更简单、更快捷之外,该公司还能够实现无纸化,同时减少碳足迹。由于对普通纸,墨水和墨粉盒等物品的需求将大大减少,因此账单也会下降。运输成本也降低了,因为不需要来回运输文件进行批准和签名。货架空间将被保存并用于其他任务。当公司实现无纸化时,公司的浪费也将减少。
报告使公司可以轻松识别其在执行各种任务时的优势和劣势。管理信息系统提供收入报告、员工绩效报告、费用跟踪报告等。当公司使用这些报告时,他们能够改善其运营。
从高层管理人员的角度来看,管理信息系统有助于对公司的财务状况有一个整体印象。这些系统还可以为组织内的特定项目提供总体状态报告。这使高层管理人员和经理能够轻松判断公司是否正在实现其目标。
大多数管理信息系统为客户提供了收集和存储重要数据和客户反馈的渠道。有了这些数据,公司可以轻松调整他们的产品和营销活动,以更好地满足客户的需求,从而提高销售额。
通过管理信息系统,公司可以获得竞争优势。这是因为操作更快、更顺畅,因此更快、更有效地获得结果。客户将对服务交付感到满意,因为他们将更快地获得他们寻求的答案,并且员工将受到激励,因为大多数任务将变得更加容易,可以更好地访问数据。
MIS 有助于消除冗余角色。当信息被有效存储时,可以识别系统中不必要的部分。这意味着消除了任何重复的工作,因此公司能够更好地利用可用资源。

在业务中应用管理信息系统时的挑战

即使有众多的好处,公司在业务中应用管理信息系统时也可能会面临许多挑战。
第一个挑战是设备成本。对于一家大公司来说,要成功整合管理信息系统,需要购买员工和管理管理人员将用于与系统交互的设备。这些设备包括服务器、平板电脑、笔记本电脑和台式计算机。此外,该公司需要投资一个良好的网络来连接这些设备,以使系统有效工作。

在公司中应用管理信息系统时,劳动力培训也可能成为一个问题。如果没有对系统工作原理的正确理解,就很难获得使用它的全部好处。因此,公司有必要确保员工及其经理接受有关如何使用该系统的良好培训。这可能是一项昂贵且耗时的工作。

这些系统的购买成本很高。由于每个组织的独特需要,必须为每个公司定制管理信息系统。这意味着必须有头脑风暴会议供应商与管理人员坐在一起,在开发系统之前寻求了解需求。结果,系统的成本上升,从而使中小型企业无法承受。
理信息系统时的挑战
许多公司最终购买的系统缺乏他们最需要的功能。如前所述,在管理信息系统方面,每个公司都有自己独特的需求。当您购买不适合您公司的系统时,您将可以更好地访问无助于改善运营的数据。因此,您将无法获得最佳的投资回报。
还需要训练有素的人员,以始终保持系统处于良好的工作状态。同任何其他系统一样,管理信息系统需要适当的维护,以便产生最佳结果。这意味着您将需要为公司的系统维护添加专业人员。没有这些人,使用该系统将是一个挑战,因为错误将无法解决,这将导致运营效率低下。
管理信息系统受到公司重大变化的严重影响。这意味着,在您对公司的运营方式进行任何更改之前,需要考虑这些更改对信息系统的影响。有时,如果不更改管理信息系统,就不可能进行一些更改,因此系统到位最终会成为一个限制。但是,大多数小的更改应该很容易合并到一个好的MIS中。
管理信息系统将导致公司中许多员工的失业。在系统合并后,需要减少或消除像办公室信使和传统登记员这样的人,因为其中一些任务将在系统上自动完成。这些员工不会对这些变化感到高兴,当大量员工被裁员时,这很容易导致工会的诉讼或其他问题。

在企业中有效应用管理信息系统的技巧

即使面临挑战,不言而喻,安装管理信息系统是企业提高绩效的方法。这意味着公司应该找到一种应对挑战的方法。以下是一些有助于确保成功和平稳过渡的提示。
从一开始就了解您的需求
这是获得有效系统的第一步。在您开始寻找供应商之前,首先确保您确切地知道您想要的公司使用哪种类型的系统非常重要。制作符合您公司目标的投资组合记分卡。此记分卡应定义目标和关键绩效指标您将用它来评估您作为一家公司的成功。这就是您将与供应商一起使用的内容。
评估多个供应商
一旦确定了您需要的东西,就该与市场上的许多供应商交谈了。
了解他们的系统成本以及从他们那里购买系统时您将获得的任何其他好处。需要注意的一些事项包括支持、安装、更新和培训员工如何使用该系统。要选择的供应商是提供您需要的系统的人,同时,该供应商将为您提供最好的售后服务,以确保您轻松使用该系统。
对员工进行良好的培训
不要以为一旦系统到位,您的员工就会弄清楚如何使用该系统。请记住,管理层使用MIS做出的决策质量将在很大程度上取决于员工捕获的数据。这意味着您需要采取所有必要的措施来确保这些员工做好工作。
在整个公司投资可靠的设备
投资足够的设备可以提高系统的可访问性。这可确保跟踪更多数据,因此,管理层可以访问更多数据。更好的可访问性还减少了将数据输入系统所需的时间,从而使其更快地可用。

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