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CT(计算机电话)视频电话方案实例

        Andrew是一个大型公共关系代理部门的负责人,他感觉到自己和身边的助手们总是无法 有效地利用公司的电话系统。尽管每个办公桌上都安放着个人电脑和先进的数字电话.但是 所有的办事人员在处理业务的过程中仍然延用着同样的过时方式:Andrew是一个资深的电话 用户,他几乎把一天中所有的时间都花费在与编辑或用户的交涉上。但是事实上电话系统并 不总是那么有效,这对他们的工作进展带来了很大的障碍。当他听着助手不停地重复“我正 在帮您接入电话,但是因为现在电话忙,请您稍后再拨.查询请拨40220”的回答时,他决定 采取措施改变这种现状了。果然,在使用了 CT解决方案后,一切都改变了。
        Andrew将他的电话以及助手的电话都连接在安装了视频电话应用软件的个人电脑上。仅 此一项就是一个突变性的进步。现在,Andrew可以使用那些先前很难真正用到的电话系统的 高级功能了°传送电话和完成通话的过程变得迅速而有效。呼叫者的请求也不再会被切断或 者总是需要等待连接。不但如此,还有诸如电话顺序排列之类他以前所不知道的电话功能.现 在也已经成为日常工作中常用的一个有用工具了。
        现在,收听每一个语音信件也变得更为简单。视频电话软件会在有信息等待接听的时候 提醒他去接听录音。所有他所需要做的操作就是单击应用软件中语音信件的按钮,之后就可 以开始接听相应的语音信件。应用软件会自动拨号并登录语音信件系统。通过单击计算机屏 幕上的按钮,可以接听每个留言信息,也可以对这些信息进行保存、删除、重置和快进,甚 至可以改变他的应答界面。
        Andrew体会到CT解决方案的另一个优点就是能够缩短新员工的培训时间。当Andrew的 助手休假时,代理助手可以通过快速教程的学习,在第一个工作日就学会如何使用这些软件。
        然而,更具体地来看,CT解决方案带来的真正的生产力增值的原因是,它将公司的分类 资料库和用户的个人联系人管理程序软件(一种先进的软件产品)都和视频电话软件挂在一 起。这种解决方案的使用结果必然使得电话处理变得井井有条。
        在安装CT解决方案之前如要打电话,必须首先用他的联系人管理程序查找出他所要拨打 的用户号码,然后才能手动地输入这个电话号码。查询用户的电话号码是整个工作中较为简 单的部分:可以用快捷功能键激活联系人管理程序软件,然后只要输入客户全名的前几个字 母就能找到所需要的信息条款。最麻烦的工作是不得不自己拨打这个电话号码。根据所拨打 区号的不同,他不得不在号码前输入9或者8 ( Andrew从来记不住这个规则,因此每次打电 话的时候他都会在电话边上准备一个助记条)。如果他所要找的客户不在办公室里,那么他还 要挂断电话,再用同样的方法尝试拨打那个人的手提电话号码、家里的电话号码,或者不走 运的话,还要拨打传呼机号码或者助手的电话号码。在使用了 CT解决方案后,Andrew在查 询到某人姓名并决定给这个人拨打一个电话时,只需要单击姓名边上对应的电话图标或按回 车键。而所有剩下的工作都可以留给视频电话软件处理。CT解决方案还可以将他的电话机转 换成免提方式,这样甚至不需要将手从计算机键盘上移开。在使用了新的CT软件后,Andrew 平均只需要敲击5下键盘就能够拨通任意一个用户的电话,而从他决定呼叫某人到他听到电 话接通的铃声,只需要短短的5秒钟,在这过程中,他的手甚至不需要离开键盘和鼠标。
        事实上,Andrew可以只通过一个鼠标操作就在计算机上拨打任何电话号码。只要选中任 何出现在电子邮件、Word文档、电子表格或者Internet网页中的电话号码并将它拖入视频电 话应用软件,就可以完成整个呼叫过程。应用软件能辨识出电话号码的类型(内部电话、本 地电话还是长途电话),并用正确的方式拨打这个电话号码。Andrew已经开始考虑在个人数字 处理设备上也安装类似的软件,这样即使是外出办公,他也能使用到这些功能了。
        总而言之,Andrew使用的CT解决方案使得他在处理工作时更为有效。对于客户和外界 的联系他取得了髙水平回应率,并且更具有专业水准。在Andrew看来,CT系统与先前的电 话系统相比要显得更为有效和可靠。尽管CT解决方案增加了公司的开支而且CT解决方案的 正常运行需要一段时间的调整,但是CT解决方案的采用使得他更有效地使用公司在电话系统 和计算机设备上的原始投资。或许更为重要的是,现在工作对于Andrew和他的助手来说变得 更有趣了。