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虚拟电话系统

过去,小企业主被迫从他们的电话供应商那里租用或购买座机,以拥有一条正常运行的电话线。对于希望在定价、功能和灵活性方面有更多选择的企业来说,这是一个昂贵且具有限制性的选择。对于虚拟电话系统,情况不再如此。
虚拟电话系统是改善业务的一种经济实惠的方式,它可以提供许多好处,例如提高生产力、节省成本和增强客户服务。本文将讨论什么是虚拟电话系统,以及企业应该投资虚拟电话系统的一些主要原因。
什么是虚拟电话系统
什么是虚拟电话系统?
虚拟电话系统是一种基于云的业务电话服务,可在Internet上运行。它通过您的路由器连接,不依赖于传统的座机服务。呼叫通过VoIP传输,VoIP是一种用于提供语音通信的互联网协议。这允许您在没有固定电话或本地电话服务的情况下拨打和接听来电和去电。
 
此外,它能够在任何有互联网连接的地方提供虚拟电话服务。这意味着您的企业可以拥有多个几乎遍布全球的分机。借助软电话应用程序,可以在所有类型的联网设备(如台式机、笔记本电脑、平板电脑和智能手机)上设置虚拟电话系统,以进行商务通话。
 
IPPBX虚拟电话系统如何工作?
虚拟电话系统的工作原理是使用VoIP(互联网协议语音)将您的电话系统与外界连接起来。VoIP是一种通过互联网连接传输的低成本、高质量语音通信协议。VoIP将模拟信号作为数字数据包通过IP网络发送。由于这些数据包以数字方式而非模拟方式传输,因此它们为常规电话服务提供了多种优势。例如,由于VoIP通过互联网提供呼叫,它使公司能够拨打国际电话,而无需增加成本或每月支付大笔费用。VoIP服务还提供比传统电话线更好的语音压缩和纠错功能,从而使通话更清晰。
使用虚拟电话系统的优势
每个小企业都应该考虑使用虚拟电话服务而不是传统的硬件电话的原因有很多。一些主要好处包括:
使用虚拟电话系统的优势
易于上手
虚拟电话服务注册起来很简单,并且可以快速设置,这意味着您无需等待数天或数周,您的商务电话系统就可以完全运行。无需学习复杂的技术知识,就像当今大多数基于在线的平台一样,所使用的界面直观且用户友好。
 
当您接到来电时,电话系统将查看您的帐户信息,以确定应将呼叫转移到何处。然后它会将其转发到与您的企业相关联的虚拟号码或手机。
 
拨出电话同样简单。您可以使用计算机或移动设备上的应用程序拨出电话。只需拨打号码并在接听电话时拿起电话或使用耳机进行免提通话。
 
节省成本
企业转向虚拟电话服务的主要原因之一是它们的成本远低于传统的硬件电话。由于虚拟电话可通过您现有的互联网连接工作,因此拨打商务电话的成本要低得多。
 
虚拟电话系统服务根据您的业务需求和预算提供不同的计划;您可以选择最适合您情况的计划。虚拟系统可以设置为以非常低的成本提供免费电话号码或本地虚荣号码。
 
此外,您可能会发现与购买硬件电话相关的隐藏成本,例如安装费、每月设备租赁或服务费。虚拟电话系统没有安装成本,硬件是可选的,例如,如果您想投资IP电话。
 
在任何地点工作
远程工作不再是一种特权,而是许多企业的必需品;使用这种类型的业务系统意味着我们不再被束缚在桌面电话上。
 
虚拟电话可以方便地在有互联网的任何地方使用和使用,这消除了您不在办公室或远程工作时无法拨打电话的问题。这使得配备远程员工或远程办公人员的组织即使员工在家工作也能提供一致的覆盖。由于虚拟电话通过网络工作,因此可以通过移动应用程序访问它们,即使您不在计算机、办公室电话或非工作时间,也可以处理业务事务。
 
它还可以更轻松地从比以前更广泛的人才库中雇用员工,因为他们不需要位于特定的物理位置即可成为您团队的一部分。
 
摆脱硬件
企业购买和维护硬件手机的一个问题是它们很快就会过时。您无需担心这一点,因为虚拟电话系统在线并且可以通过软件更新进行修改,而不必每次技术进步时都购买新设备。云技术使您能够通过添加更多用户、更改分机等方式即时升级或修改您的商务电话系统。
 
与大多数设备兼容
随着BYOD(自带设备)的兴起,员工可以使用自己的智能手机、平板电脑和笔记本电脑来完成工作,因此任何商务电话系统都必须与大多数设备兼容。虚拟电话适用于所有类型的设备,包括PC、Mac、Android、iPhone等。
 
提高业务生产力
由于虚拟电话系统比旧式商务电话更有效,因此可以简化通信并提高生产力。提供的高级功能可以改善您开展业务的方式。
 
例如,许多提供商提供不同的呼叫路由功能,允许将来电转移到任何可能的位置,无论是现有的固定电话号码还是手机。这让您的团队可以回答客户问题,而不管他们的实际位置如何。
 
此外,有了基于云的电话系统,就不再需要复杂的集成过程,因为您的所有通信工具都可以在一个屋檐下无缝协作。
 
改进团队协作
虚拟电话服务具有多种应用程序,例如会议功能,这使团队可以更轻松地从不同位置相互协作。许多虚拟电话应用程序都包含视频会议、屏幕共享和即时消息。
 
这些功能对于需要全天频繁通信的地理位置分散的团队特别有用。例如,这些工具使您可以更轻松地为您的销售部门召开电话会议或为您的团队成员远程举办培训课程。
 
您的企业将显得更专业
对于新创公司或自力更生的企业家来说,在向投资者或客户推销时并不总是很容易被认真对待。专业的电话系统可以为您的公司提供必要的支持,让您步入正轨。事实上,精心设计的商务电话系统将为您的公司提供与行业内较大竞争对手竞争的信誉。无论您的公司规模如何,您的企业都会显得更加专业和成熟,为新的商机打开大门。随着您的不断发展,您的业务通信系统可以轻松地根据组织不断变化的需求进行扩展。
 
虚拟电话系统提供灵活性
如果要用一个词来概括虚拟电话系统的好处,那就是“灵活性”。正如我们已经讨论过的,它们消除了对实际工作地点的需求,并且可以带到任何有互联网连接的地方。由于工作人员使用多种设备进行业务通信,因此他们可以使用相同的业务电话号码从移动电话无缝切换到笔记本电脑或任何其他设备。
 
此外,由于虚拟电话系统是基于Web的,因此它们可以通过多种特性和功能进行定制。这使您的组织能够构建解决方案来满足您可能拥有的任何业务需求。
 
虚拟电话系统提供诸如呼叫转移、交互式语音响应(当呼叫者到达系统中的特定点时IVR播放录制的消息)、自动助理、呼叫录音、呼叫分析、电话会议等服务。总体而言,虚拟电话服务灵活且可定制,可以处理您的所有商务电话。
 
如何选择最佳的虚拟商务电话系统
有这么多选择,可能很难确定哪种虚拟电话系统最适合您的业务。这些是您在做出此决定时应考虑的一些因素。
 
包括哪些功能?
虚拟电话服务提供商最好的事情之一是他们为所有类型的企业提供广泛的工具、特性和功能。也就是说,并非每个人都需要立即获得完整的功能集,这就是为什么在提交解决方案之前准确了解您所获得的内容很重要。
例如,许多供应商允许他们的客户从免费或低成本的套餐开始,这样您就可以测试您的新业务通信系统而不会破坏银行。从那里开始,如果您发现自己随着时间的推移使用了一些更高级的功能,公司通常会以最低的成本提供小规模升级,因此您无需预先支付任何不必要的费用。
 
优质的客户支持
当涉及到您的业务时,您不想冒险使用无法提供卓越客户支持的虚拟电话系统。这是一些供应商失败而其他供应商真正闪耀的领域。由于这些系统的特性和功能因提供商而异,因此并非所有解决方案都是平等的。
 
值得庆幸的是,那些提供优质服务的人通常会通过评论或口耳相传来宣传自己,因为随着时间的推移,拥有优质产品和一流客户服务的公司总是会吸引更多客户。
 
扩展能力
除了允许您快速添加新员工之外,最好的提供商还允许您在业务需求发生变化时同样快速地缩减规模。在一年中的繁忙时期(例如纳税季节或返校时间)进行扩展时,您应该能够立即添加用户。当不再需要它们时,您应该能够轻松降级您的计划并从系统中删除不需要的号码。
 
成本是多少?
与任何业务支出一样,找到最佳价值始终是重中之重。考虑到这一点,总会有公司以低于竞争对手的价格销售虚拟电话,但如果仔细观察,您经常会发现隐藏的费用或限制会大大降低系统的整体功能。
我们的建议?不要为了省钱而牺牲您的业务通信系统必须提供的一切。
 
传统PBX与虚拟电话系统
传统的PBX(专用交换机)电话系统虽然仍然是许多组织电话系统不可或缺的一部分,但正在变得过时。虽然有些公司可能会选择不升级他们的PBX电话系统,尤其是如果他们有大量投资的话,其他公司则决定转而采用基于云的路线。
传统PBX与虚拟电话系统
使用虚拟PBX电话系统,可以从传统PBX获得许多好处。一方面,对于传统的PBX电话系统,更改通常需要技术人员出来进行物理配置。但是对于虚拟电话系统,可以使用软件更新进行更改。此外,如果传统PBX电话系统的软件或硬件出现问题,那么,只要找到人来为您修复它,您就几乎听任他们摆布。在派人解决问题之前可能需要很长时间,同时企业通常必须想出复杂的解决方法。
 
此外,传统的PBX电话系统通常需要大量的硬件、软件前期投资,甚至需要支付技术人员来进行设置。基于云的解决方案的成本要低得多,您需要开始的唯一一件事就是使用连接到互联网的可以拨打和接听电话的设备。
 
使用传统的PBX电话系统,无法确切知道您每月的帐单是多少,而一些提供商声称他们有统一定价;这不考虑您可能在系统上使用的功能。无论您使用什么功能,托管VoIP解决方案几乎总是有固定的每月金额。
 
关于虚拟电话系统的常见问题
您可以在家中使用虚拟电话系统吗?
当然,虚拟电话系统不仅限于办公室,也可以在家中轻松使用。这对于想要建立虚拟办公室的企业家尤其有用。虚拟电话系统也有可用的移动应用程序,因此您可以在大多数移动设备上使用它们。
 
什么时候应该投资虚拟电话系统?
总之,尽快!虚拟电话系统允许小型企业通过提供尖端技术而不会超出预算,从而与大型企业竞争。如果您正在寻找一种方法将您的业务提升到一个新的水平,虚拟电话系统应该被认真考虑作为整体通信策略的一部分。
 
哪个是最好的虚拟电话系统?
市场上有许多虚拟电话系统提供商。最好的虚拟电话系统取决于您的业务规模和您正在寻找的功能类型。Yeastar是面向小型企业的虚拟电话系统的领先供应商之一。我们提供价格实惠且功能丰富的计划,您甚至可以开始免费试用,看看虚拟电话系统是否适合您。