电话系统

自动电话呼叫系统

​自动呼叫电话系统

自动呼叫电话系统,无需接收者以外的人输入与传统的自动电话系统之间的区别在于,我们使用技术应用程序而不是硬件来拨打电话。使用我们的电话系统,无需安装硬件或软件。我们的呼叫系统接受从电子表格、数据库或联系人管理系统批量导入电话号码。当检测到线路上有人时,系统会播放预先录制的消息。如果呼叫到达机器或语音邮件系统,它可以传递备用消息。
自动呼叫服务可节省时间和金钱,并允许您一次向组或组织发出数百甚至数千个自动呼叫。自动电话呼叫系统是与呼叫者交互的任何电话系统,无需接收者以外的人输入。

为什么使用UCC的呼叫系统

当时间就是金钱,瓶颈导致延误时,您需要一条有效沟通的捷径。让技术通过UCC的自动呼叫系统更快地实现目标。

UCC提供了一个具有自动拨号功能的电话系统,可以发出自动呼叫。UCC与传统自动电话呼叫系统之间的区别在于,我们使用技术应用程序而不是硬件来拨打电话。使用我们的电话系统,无需安装硬件或软件。我们的呼叫系统接受从电子表格、数据库或联系人管理系统批量导入电话号码。当检测到线路上有人时,系统会播放预先录制的消息。如果呼叫到达机器或语音邮件系统,它可以传递备用消息。唯一的限制是不能将UCC用于政治电话、电话营销服务或招揽。
自动电话呼叫系统
添加和管理联系人
手动添加或编辑它们
从电子表格导入它们
将信息与现有数据库同步
选择谁、如何以及何时
选择您希望接收消息的人员
选择渠道:语音消息、短信或电子邮件(或全部3个)
点击“发送”立即交付,或安排稍后交付
获取有用的反馈报表
了解谁以及何时收到您的消息
获取您在消息中提出的任何问题的解答
轻松识别任何无法送达的号码或地址

什么是自动呼叫系统

自动呼叫系统(也称为自动电话呼叫系统或自动语音呼叫服务)利用技术一次向一组联系人发出数百甚至数千个呼叫。唯一需要人工输入的是创建您的消息(或从预先创建的选项库中选择它),选择您希望它转到的联系人组,然后单击“发送”。自动化完成剩下的工作。
这取代了以前耗时、昂贵且容易出错的人工驱动工作。现在,您可以快速发送消息,过时的电话树可能会成为过去。

如何发送自动呼叫?

自动呼叫系统中有两个主要组件:邮件和收件人。正确的自动呼叫服务为您提供了如何处理两者的选项:
  • 消息:为每种情况创建自己的消息,从服务附带的选项库中进行选择,或者通过创建自己的消息库来合并两者,这些消息库可以根据需要进行调整。消息可以用您自己的声音录制,也可以自动从键入的消息翻译成自然声音的录音。
  • 接收人:根据需要设置任意数量的联系人组和子组。常见组包括员工、客户和供应商。这些可以根据一系列标准进一步细分,例如班次、位置和产品。
三个简单的步骤:
  • 准备您的消息。
  • 选择您的收件人组。
  • 点击“发送”。

过程:完成这三个步骤后,系统会立即将您的信息传递给每个人。当收件人接受呼叫并且系统检测到线路上有人时,将播放预先录制的消息。互联网协议语音(VoIP)技术使系统能够检测它是否已到达机器或语音邮件,在这种情况下,它可以传递相同的预先录制的消息或备用版本。

自动呼叫服务
我如何知道我在自动呼叫系统中需要什么?
发送集体呼叫需要可靠的自动呼叫服务。为了找到合适的供应商,重要的是要确定您的大局沟通目标以及由此产生的精细细节。以下是比较供应商时要问的一些重要问题:

呼叫系统最常见的主题是什么?

谁构成了您最常见的受众群体?他们是否位于不同的地理位置和/或时区?
当您向各个群体通报情况时,每个群体会受到怎样的影响以及您希望他们采取什么行动?
法律要求您记录您的通信吗?
您是否会报告您的指标以证明购买自动呼叫系统的合理性?
您的预算是多少?
这些答案将有助于定义您在自动呼叫系统中的需求。

自动呼叫系统可以做什么?

当您需要快速宣传时,正确的自动呼叫系统将为您提供速度和效率,从而产生可衡量的差异。与其将员工的时间与电话时间捆绑在一起,不如让自动化来掌控一切。由于自动调用是流程驱动的,因此它们由系统中的预设参数触发。这意味着当涉及到定期提醒时,您可以设置它并忘记它-系统会负责跟进,并在需要时为您提供全面的状态报告。这里只是几个例子:
  • 日常消息传递:通过自动执行所有定期提醒,减轻团队的管理职责负担。
  • 人员配备:呼叫员工列表,并在轮班人员满员时自动停止。
  • 日程安排和反馈:通过预约、服务电话、续订协议和调查让客户了解情况。
  • 场景调用:针对特定情况发送个性化消息,例如:
  • 学校管理:发送缺席通知和午餐余额不足警报。
  • 物业管理:自动维护,租金提醒和过去/逾期账单。
自动呼叫服务是在组织与其利益干系人之间传递信息的有效方式。在需要快速、确定地传达信息的紧急情况下,这一点尤其重要。

自动呼叫系统好处

从日常运营到紧急情况,快速高效的沟通对于确保底线的健康以及人员、地点和财产的安全至关重要。当每一分钟都很重要时,自动电话呼叫系统会立即传达消息。对于发件人和收件人来说,设置都很简单。
除了减轻员工的负担外,它还帮助客户更快地获得所需的信息。当恶劣天气来袭或您的组织发生巨大变化时,电话线通常会被捆绑在一起,每个人都打电话来了解更多信息。您的员工可以放心,他们将接到电话并随时了解情况,而不是等待等待以获取详细信息。

自动呼叫系统功能

  • 数据库集成:自动生成各种呼叫类型(欢迎呼叫、预约提醒、到期付款)或使用灵活的集成工具完全控制系统中的呼叫。
  • 时区感知:呼叫在全球所需的本地时间自动在每个时区开始和结束。
  • 自动同步:合并现有联系人列表,无需手动干预,并为收件人设置自我更新提醒,因此您的联系人数据始终是最新的。

传统上,自动呼叫系统需要安装调制解调器和/或自动呼叫软件。与这些较旧的自动电话呼叫系统不同,UCC提供了一个自动呼叫应用程序。其技术利用互联网协议语音(VOIP)技术拨打电话。这意味着无需安装硬件或软件。此外,它还与您现有的数据库集成,以接受从电子表格或联系人管理系统批量导入电话号码。借助利用移动技术的自动呼叫服务,设置快速而轻松。您可以立即开始。让每个人都了解情况,同时轻松且经济地最大限度地减少团队的手动工作。CC还提供了大量功能和自定义选项,可以定制以满足复杂情况,因此您可以充分利用自动呼叫系统:

  • 热转接:此机制允许您通过预先指定的电话号码将呼叫转接到实时话务员。这可以防止传入线路过载。
您的消息可以显示“按1转接给代表”。当收件人按1时,他们会自动连接到您在该邮件设置中指定的电话号码。
例如:
学校可以指定考勤办公室电话号码。当家长收到有关考勤问题的消息时,他们可以直接转给考勤文员。
企业可以指定呼叫中心或销售部门号码,以便客户可以轻松转移。
  • 序列拨号:此功能允许您指定拨打联系人的顺序,而不是同时呼叫所有联系人。这对于人员配备层次结构依赖于资历来填补轮班的企业来说是完美的。
序列拨号可以通过以下方式使用:
按员工排序:选择呼叫子组中员工的顺序。
按号码排序:当收件人有多个电话号码时,您可以选择拨打这些电话号码的顺序。
按员工和按号码排序:上述两个选项的组合,其中系统按预定义的顺序呼叫员工,并按优先顺序呼叫他们的每部电话(移动电话,然后是家庭电话等)。
配额呼叫:此功能用于发送呼叫,直到通过轮询和/或热转移响应一定数量的实时应答。成员响应后,系统会根据其响应和配额状态播放后续消息。可以为一个子组或跨多个子组设置配额。与序列拨号一起使用时,配额调用会调用以按指定顺序填充配额。
呼叫系统发送
发送配额调用的选项:
  • 配额呼叫(无排序):在配额填满之前,不按预定顺序呼叫子组中的所有收件人。
按收件人排序的配额呼叫:按预定顺序呼叫收件人,直到配额已满。
按电话顺序呼叫配额:按预定顺序呼叫收件人的电话,直到配额已满。使用此选项,将同时将每个人添加到电话队列中,并按指定顺序呼叫其电话号码。
按收件人和电话顺序呼叫配额呼叫:按预定顺序呼叫成员,按特定顺序呼叫其电话号码,直到配额已满。
什么是自动消息传递系统?
越来越多的人通过短信进行交流。自动短信将短信的普及与自动拨号系统的自动便利性相结合。虽然您可以下载和配置自己的自动短信系统,但使用此现成的系统要方便得多。

自动电话呼叫系统的优势

自动拨号电话系统使用软件和调制解调器让计算机自动拨打电话号码列表。在需要许多出站呼叫、短信或电子邮件且速度和准确性很重要的情况下,自动呼叫服务是有意义的。在考虑从传统电话方法切换到自动呼叫系统时,很明显。当紧急情况发生时,您节省的时间可能是救命稻草,分秒必争。